Абонентский отдел:
(3452) 69-58-69
Техническая поддержка:
(3452) 69-58-68

Дистанционная помощь


Техническая поддержка


Удостоверяющий центр
Как игрокам рынка алкоголя не попасть под штрафы
В системах Росалкогольрегулирования производится автоматическая сверка данных по закупкам и поставкам. Но если выявляется ошибка, то возможности выяснить, кто ее допустил – поставщик или покупатель алкоголя, - нет.

На какие вопросы вы найдете ответы в статье

  • Какие особенности сдачи алкогольных деклараций нужно учитывать
  • В чем заключаются основные проблемы при подготовке отчетности
  • Как можно избежать расхождений в декларациях, а значит — санкций контролирующих органов
  • Какие программные решения можно использовать при подготовке отчетности

Рынок производства и оборота алкогольной продукции жестко зарегулирован. Его участники обязаны ежеквартально отчитываться в Росалкогольрегулрование (РАР), причем объемы производства и оборота алкоголя теперь декларируются исключительно в электронном виде (постановление Правительства РФ от 0.09.2012 № 815). Главной проблемой при этом является несовпадение между данными деклараций поставщиков и покупателей — розничных сетей или несетевых розничных магазинов. По статистике, расхождения обнаруживаются более чем в половине случаев. Только с начала этого года РАР назначил проверки в 880 организациях и приостановил действие лицензий у 615 компаний.

В системах Росалкогольрегулирования производится автоматическая сверка данных по закупкам и поставкам. Но если выявляется ошибка, то возможности выяснить, кто ее допустил — поставщик или покупатель алкоголя, -  нет. Оба получают от РАР письма с расхождениями, и если их много, контролер применяет штрафные санкции. Помимо штрафов на существенные суммы (40-50 тыс. руб.), высок риск приостановления лицензии.

Так, в ноябре прошлого года из-за расхождений в декларациях было приостановлено действие лицензий на реализацию алкоголя 11 гипермаркетов одной из крупнейших торговых сетей. Объемы продаж существенно снижаются. Многие покупатели просто не готовы ехать за продуктами в один магазин, а за алкоголем — в другой. В результате происходит перераспределение покупательских потоков и, как следствие, снижение трафика. Для ритейла это выливается в колоссальные потери.

Сдаем отчетность

Чтобы сдать электронную алкогольную декларацию, требуется приобрести квалифицированную электронную подпись и средства криптозащиты. Затем установить специальные программы, необходимые для подготовки и сдачи отчетности. Сформировать файл нужного формата (xml), подписать его квалифицированной электронной подписью (ЭП), заархивировать, зашифровать -  и загрузить на портал РАР. Если отчет принимается, декларант получает подтверждение.

Среди программ для подготовки деклараций можно выделить офлайновые (то есть программы, которые стационарно устанавливаются на конкретные компьютеры), первой из них была Декларант-Алко (разработчик РАР). При работе с такой программой  требуется использовать специальные сервисы для шифрования, например, Криптоарм («Цифровые технологии»).

Сложности могут возникать уже на этапе подготовки отчетности. Так, случаются проблемы с установкой офлайновых программ или систем для шифрования и электронной подписи отчетности, а также с запуском, обновлениями данных, действительностью сертификатов и пр. В ходе проверки данных декларации программа может выдать протокол ошибок, которые невозможно исправить — протокол не поддается расшифровке.

Несколько проще работа с облачными сервисами, не «привязанными» к конкретным компьютерам. Пользователь (декларант) входит в программу со своей учетной записью и, по сути, работает на сервере разработчика программы. При этом на последнего полностью ложится работа по установке, обновлению, обеспечению работоспособности системы для сдачи отчетности. Особенно выгодно, если отчетность готовится за несколько компаний или когда в подготовке участвует несколько сотрудников (как правило, так и происходит).

Почему малому и среднему бизнесу больше подходят облачные решения

Говорит практик

Компания «Очаково» поставляет продукцию в 60 регионов России и 30 зарубежных стран. Ежемесячно формируется около 15 000 товарных накладных по поставкам алкогольной, спиртосодержащей продукции, пива и пивных напитков. Ежеквартально контрагенты для подготовки деклараций запрашивают сведения по реализации алкоголя.
Ранее информацию приходилось выгружать из учетной системы и адресно рассылать по всем контрагентам производителя. Длительная обработка, потеря части информации, устное урегулирование вопросов — все это приводило к чрезмерной нагрузке на сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и увеличению риска расхождений в итоговых декларациях. От такой схемы было решено отказаться, и летом 2013 года в «Очаково» перешли на работу с сервисом Алкодекларация.
Иван Демин, начальник отдела информационных технологий компании «Очаково»

Проводим сверку

Снизить риск санкций РАР позволит сверка данных с контрагентами, ее нужно провести еще до подачи декларации.  Имеет смысл проводить сверку не один раз в квартал, а ежемесячно, чтобы разбить весь объем работ на меньшие блоки. Тогда есть шанс, что не случится аврал накануне сдачи деклараций.
 
Чаще всего расхождения встречаются в КПП ритейлера и производителей, в лицензиях контрагентов (номера и сроки действия), объемах продукции у поставщика и розничного продавца.   Договоритесь с контрагентами о едином формате номеров товарно-транспортных накладных (0012 или 12), кодов и наименований алкогольной продукции в справочниках товаров («Вино виноградное» код 401 или «Вино натуральное» код 400), единообразном наименовании компаний (ООО «Ромашка» или «Ромашка») *.    Такие расхождения не позволят автоматически сопоставить данные в учетных системах.   
*Коды алкогольной продукции и порядок заполнения форм деклараций утверждены приказом Росалкогольрегулирования от 23.08.2012 № 231.
 
Ритейлеры сетуют, что опции контроля остатков (в учетных системах) не позволяют в автоматическом режиме собрать информацию о продукте в той степени детализации, которая требуется для заполнения декларации. К тому же, при работе с бумажными документами не все данные попадают в учетные системы, а ручной ввод данных часто сопровождается ошибками.

Избегаем расхождений

Добиться идентичности данных со всеми контрагентами — трудоемкая задача, сопряженная с поиском расхождений в значительных массивах информации.  Решить ее при бумажном документообороте невозможно.  Участники рынка, оптовики и розничные продавцы, сегодня активно переходят на электронный документооборот (ЭДО), это позволяет с каждой поставкой передавать контрагенту нужные для декларирования данные. Но переход на ЭДО всех контрагентов — процесс длительный, а сдавать декларацию нужно ежеквартально. Разрешить проблему контроля данных в уже подготовленных алкогольных декларациях, не дожидаясь завершения перехода на ЭДО всех контрагентов, позволяют специальные сервисы для сверки.

Как и сервисы для сдачи деклараций, сервисы для сверок могут быть офлайновыми (например, СБИС++ или  «ФС: Сверка алкогольных деклараций» (требует платформы 1С:Предприятие 8.2) или онлайновыми (на сегодня  - Алкосверка и Alcospot). Облачные продукты не требуют установки или интеграции с информационными системами компании, начинать работу можно сразу после заключения договора и оплаты (Алкосверка — 26 тыс. руб., Alcospot — 120 тыс. руб.).

Решение о том, какой именно продукт выбрать, обычно принимается компанией с учетом спектра услуг, оказываемых разработчиком, удобства работы с программой, возможных ограничений (по количеству загружаемых или одновременно сверяемых деклараций), а также стоимости решения.

Рассмотрим алгоритм работы сервиса на примере Алкосверки (рисунок). В период подготовки деклараций компании загружает свою готовую форму в сервис (поставщики — форму 6,7; покупатели-оптовики — форму 7; сети — форму 11 и 12). Данные в системе сопоставляются автоматически — одновременно со всеми контрагентами, чьи декларации загружены в систему.  Количество сверяемых форм не ограничивается. Протокол сверки формируется по каждому контрагенту, после устранения расхождений декларации повторно загружаются для сверки. Таким образом, поставщик и покупатели могут снять возможные проблемы еще «на берегу», до отправки деклараций. Убедившись, что расхождений нет, можно отправлять декларацию в РАР.

Говорит практик

В нашей компании (торговой сети) онлайновый сервис сверки применяется с января 2014 года. Могу отметить, что без него мы вряд ли вообще выявили ошибки. Как оказалось, они нередко возникают именно на нашей стороне. Дополнительно сервис позволяет оценить качество работы сотрудников, занятых подготовкой деклараций, отследить, на каком этапе взаимодействия с контрагентом появляется ошибка. Понятно, что когда нет ошибок, то не будет и штрафов. Не менее важна для компании и техподдержка разработчиков (24 часа в сутки 7 дней в неделю).
Елена Оленская, системный администратор ТС «Кировский»

Говорит практик

Наша компания давно сотрудничает с разработчиками, поэтому решили попробовать их новый сервис. Получили первые результаты, когда провели сверку с розничной сетью «Елисей» -  расхождения выявились сразу. Оцифровать эффект пока сложно, но уже очевидно, что на исправление ошибок уходит гораздо меньше времени.  Чем больше контрагентов перейдут на такую же систему, тем ниже будет вероятность расхождений. Поэтому мы сами приглашаем их к участию в системе и рассчитываем на высокий экономический эффект.
Евгений Петренко, ИТ-директор  компании «КРЕДОС»

Дмитрий Хомутинин  (системный аналитик СКБ Контур)
 
Сервис обратного звонка RedConnect